Episoden

Meine Produkt Prozess Entwicklung – Update Oktober 2016

In dieser Folge gebe ich euch mal wieder ein Update zu meiner persönlichen Entwicklung und über das, was ich im letzten Monat alles gelernt habe.

Trotz neuer Freelancerin wieder am Limit

Im letzten Monat war ich mega produktiv. Ich habe meinen persönlichen Rekord an gedrehten Clips in einem Monat aufgestellt. Das war möglich, da nun eine Freelancerin für mich arbeitet und mir mein gefilmtes Material schneidet. So konnte ich mich fast ausschließlich auf das Drehen konzentrieren und mein Volumen im Vergleich zum letzten Jahr fast verdoppeln. Das ist natürlich super. Trotzdem bin ich nun auch schon wieder an meiner Grenze angelangt: ich habe wirklich das Maximum an möglichen Drehs erreicht, welche ich alleine schaffe. Zu einem Dreh gehören natürlich viel mehr Arbeitsschritte, als die reine Drehzeit. Und diese rauben mir viel Zeit – deswegen muss ich es nun schaffen, mehr von diesen Arbeitsschritten auszulagern oder zu eliminieren, damit wirklich nur noch die reine Drehzeit an mir hängen bleibt. Wenn ich produktiver werden möchte, muss ich mir mehr Zeit zum Drehen organisieren. Dazu kamen im letzten Monat noch zwei weitere Dinge: da meine Freundin bald für einige Monate nach Genf zieht, bin ich mit ihr zweimal nach Genf gereist. Außerdem habe ich einen Kurztrip nach Marokko unternommen. Warum genau, erkläre ich euch später. Diese Dinge haben mir natürlich auch etwas Zeit geklaut und mir Stress beschert.

35 kleine Schritte

Im letzten Monat habe ich also deutlich mehr Zeit damit verbracht, in meiner Firma anstatt an meiner Firma zu arbeiten. Da ich allerdings gemerkt habe, dass mir die Arbeit langsam über den Kopf wächst, habe ich mit Folgendem begonnen: ich habe jeden kleinsten Arbeitsschritt, der mit einer Produktion verbunden ist, aufgeschrieben. Da gehören auch so kleine Dinge wie ein Bahn Ticket buchen dazu. Ihr glaubt nicht, wie anstrengend das werden kann: immer ein günstiges Ticket suchen, die genauen Zeiten abstimmen, wo will ich wann sein… Die Lösung für dieses Problem könnte es sein, die BahnCard 100 zu kaufen, was ich wahrscheinlich tun werde. Einfach weil es mir so viel Arbeit erspart, nicht mal weil es unbedingt viel günstiger ist. Am Ende kam ich in meiner Liste dann auf 35 Schritte, die zu einer meiner Produktionen dazu gehören.

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Mein 1 Jahres-Ziel – Aufgaben abgeben

Diese Liste mit den 35 einzelnen Schritten habe ich dann weiter ausgearbeitet: zu jedem Schritt habe ich notiert, wie lange er dauert und in wie fern ich ihn bereits automatisiert habe. Das hat mich etwas frustriert, denn ich habe erst 5 Schritte automatisiert. Andererseits habe ich nun einen Weg gefunden, darüber auch glücklich zu sein. Denn wenn man mal darüber nachdenkt, sind das ja nur noch 30 Schritte, die ich automatisieren muss. Das heißt, wenn ich es schaffe, alle zwei Wochen eine Aufgabe zu automatisieren, zu eliminieren oder gut auszulagern, dann bin ich ja innerhalb von einem Jahr durch. Das ist auch mein persönliches Ziel: in einem Jahr möchte ich diese ganzen zusätzlichen Arbeitsschritte neben dem Dreh abgegeben haben.

Was kostet mich die Automatisierung an Zeit und Geld?

Im nächsten Schritt habe ich ausgerechnet, wie viel Zeit ich investieren muss, um die einzelnen Arbeitsschritte zu automatisieren. Somit konnte ich sehen, ab der wievielten Produktion sich der Aufwand des Automatisierens dann wirklich lohnt. Dabei war ich teilweise mega überrascht: Es gab tatsächlich Aufgaben, für die ich bei jedem Dreh eine Stunde brauche, die ich aber sich in einer Stunde automatisieren kann! Wahnsinn. Ich habe außerdem ausgerechnet, was mich die Automatisierung an Geld kosten würde. Um manche Aufgaben zu automatisieren, muss man nämlich einfach ein bisschen Geld in die Hand nehmen. Zum Beispiel gibt es Tools, die einem die Tonbearbeitung erleichtern, für ungefähr 300 €. Man spart sich mit solchen Tools aber bei jedem Dreh eine Stunde Arbeit, sodass sich die Investition schnell lohnt. In so ein Tool werde ich also demnächst wahrscheinlich investieren, denn es gibt tatsächlich sehr gute Programme auf dem Markt.

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Meinen Kalender behalte ich doch lieber selbst im Blick

Ich habe natürlich auch versucht, meine Terminvereinbarungen auszulagern. Da gibt es ja einige sehr vielversprechende Tools wie beispielsweise youcanbook.me oder scheduleonce. Aber da habe ich schnell gemerkt, dass das nicht so einfach ist: Ich darf meinen Kalender gar nicht zu sehr frei geben. Für einen Dreh muss ich mir immer einen kompletten Tag blocken, da darf sonst nix rein. Auch muss ich meinen ganzen Anrufe und Beratungen ja irgendwann machen. Zeitkritische Dinge müssen auch mal hier und da einfach dazwischen gepackt werden… Mit meinem Kalender bin ich also momentan noch nicht so weit, dass ich ihn voll automatisieren könnte. Ich habe aber zumindest eine Kalender erstellt, in dem ich 30 Minuten Slots für Telefonate anbiete. In einem weiteren Kalender können sich Kunden schonmal anschauen, wie es in der nächsten Zeit bei mir mit Drehtagen aussieht – allerdings alles ohne Gewähr und ich habe das letzte Wort 🙂

Wie kann ich weiter wachsen?

Ich habe festgestellt, dass nun letztendlich ich selbst der Flaschenhals in meiner eigenen Firma bin. Da ich mich entschieden habe, nur noch einen Dreh pro Woche durchzuführen, limitiert das natürlich enorm meinen Output. Die einzige Möglichkeit weiter zu wachsen ist, einen zweiten Alex oder eine zweite Alexa einzustellen, die meine Arbeit beherrscht. Das stellt sich als mega schwere Aufgabe dar: jemanden zu finden und auszubilden, so dass er wirklich alle Schritte eines Drehs beherrscht und so durchführt, wie ich es für gut halte, wird noch lange dauern. Bis dahin, muss ich mich wohl mit weniger Wachstum zufrieden geben.

Wie groß soll meine Firma überhaupt werden?

Bevor ich mich allerdings um mehr Wachstum kümmere, muss ich mir ja erst einmal darüber klar werden, was überhaupt mein Ziel ist. Wie groß soll meine Firma denn überhaupt werden? Möchte ich mir überhaupt eine große Firma aufbauen, die mir bestimmt immer mal wieder Stress beschert, oder gebe ich mich mit zwei Drehs pro Woche zufrieden, die mich locker finanzieren und die ich mittlerweile ohne Stress hinkriege? Es gibt auch eine Alternative, die vorhin schon angeklungen ist: Ich könnte auch anderen Leuten beibringen, was ich tue, und mir selbst nur noch ein paar Lieblingskunden raussuchen, die ich betreue. Es ist nun an mir, mich zu entscheiden, wie es mit der Firma weiter gehen soll. Auf jeden Fall habe ich gemerkt, dass ich mehr Entspannung brauche. Zeit zum nichts Tun, damit ich zum Nachdenken komme.

Ihr habt Lust mit mir zu arbeiten?

Das bringt mich zu einem kleinen Aufruf: Wenn ihr jetzt denkt, dass dieser Job was für euch wäre und Lust habt, was von mir zu lernen, dann meldet euch gerne bei mir! Ich suche derzeit motivierte Leute. Dabei ist es mir nicht so wichtig, dass ihr euch super gut mit Film auskennt. Viel wichtiger ist es, dass ihr euch mit Business auskennt und versteht, was meine Kunden brauchen. Da steckt auch etwas Psychologie mit drin, ihr müsst etwas Feingefühl mitbringen. Filmen bringe ich euch schon bei, wenn ihr es wollt.

Was ich in Marokko gemacht habe

Und nun zurück zu meinem Marokko Trip: Ich habe mich dort nicht nur entspannt. Ich wollte mir anschauen, ob es in Marokko möglich ist, Workshops für und mit euch zu veranstalten. Warum in Marokko? Dort ist es immer warm 🙂 Ich würde die Arbeit gern mit Entspannung verbinden. Ich habe dafür einen tollen Coworking und Coliving Space direkt am Atlantik gefunden, der sich Sundesk nennt. In den kommenden Wochen wird es auch ein Interview mit Magdalena, der Betreiberin des Sundesk, hier auf meinem Podcast geben. Ich plane für nächstes Jahr zwei Workshops in Marokko im Sundesk: Der eine soll etwa vier Tage dauern und befasst sich mit dem, was ich gerade für mein eigenes Unternehmen getan habe. Wir schauen gemeinsam, was in euren Unternehmen bereits gut funktioniert und wo man noch optimieren kann. Am Ende habt ihr dann so eine Liste wie ich, euren Master-Plan für 2017, mit euren To-Dos. Der andere Workshop soll ein Video-Weekend werden. Der ist für Leute, die einen Youtube Kanal aufbauen wollen und selbst Videos drehen wollen. Von der Konzeption des Kanals bis hin zum Drehen der ersten Videos werde ich euch unterstützen. Der Dreh darf auch gerne mit eurem iPhone stattfinden 🙂

Ihr habt Lust mit nach Marokko zu kommen?

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Wenn ihr Fragen an mich oder Tipps für mich habt, zum Beispiel zu meinem Problem mit meinem Kalender, dann schreibt mir doch gerne einen Kommentar auf hebelzeit.de. Auch über eine Bewertung auf iTunes würde ich mich mega freuen, da dann mehr Zuhörer auf meinen Podcast aufmerksam werden: http://hebelzeit.de/itunes
Bis zum nächste Mal!

13 Prozesse & persönliche Assistentin mit Markus Schranner

Markus Schranner hat sowohl bei großen Unternehmen, bei einem Startup als auch beim Verein Startup Germany e.V. es jedes mal geschafft unglaublich viel auf die Reihe zu bekommen. Sein wichtigstes Geheimnis dabei sind gut funktionierende Prozesse. Denn nur so kann er Arbeit an Teammitglieder weitergeben.

Leider sind weder meine Prozesse noch das Business Modell für meinen Podcast so ausgearbeitet, dass ich gute Show Notes hinbekomme, aber vielleicht verbessere ich das nochmal. Hier meine unsortierten Notizen:

Welche Prozesse und Tools nutzt du?

Routine definieren

Dokumentieren

-> Worddocs

Mindmaps

  • Mit Vorlage
  • XMind

Ablaufdiagramme (prozessFlow)

ERP für Angebote und Rechnungen

CRM

Dolibarr

Spezial Tipp:

Erstellt euch Ordner Vorlagen

markus-schranner-ordner

Wer mehr über Markus Schranner wissen möchte, der sollte auf:

http://startupgermany.org